Muchas empresas se decidieron hace años crear una web en la que exponen sus productos y servicios, algún que otro perfil en las redes sociales y ahí quedó, en el olvido para ellos y en activo para los usuarios. El 85% de las personas con acceso a internet buscan información a través de la red, para comprar, para ver opiniones, para consultar dudas o en busca de algún producto especial que no se vende en nuestro comercio local o porque no tenemos tiempo o ganas de ir al punto de venta.
Pedir un presupuesto a través de internet cada vez es más sencillo y habitual, el problema viene cuando detrás de la web, no hay nadie que responda ni por la marca, ni por la empresa, a veces pasan hasta meses para recibir un mail de respuesta, esto puede suponer un gran problema para la empresa en cuestión, porque pierde posibilidad de ventas, porque el usuario que no recibe contestación seguramente tampoco vaya a tu negocio físico, salvo que seas el único que vende lo que estás buscando (que será un poco difícil hoy en día).
La falta de tiempo
El tiempo es un recurso escaso, la rutina o el día a día no nos permiten sentarnos un rato delante del ordenador para hacer alguna que otra gestión y cuando entramos al mail, empezamos a ver demasiados e-mails, spam, clientes habituales, proveedores o presupuestos, como el tiempo es tan limitado, no podemos parar a leer todos los mails que están en nuestra bandeja de entrada y hacemos una selección con los más importantes dejando a un lado otros.
La falta de costumbre
Puede que nuestro negocio lleve varios años abierto y que no tengamos el hábito de acceder de manera continua al mail, y sino lo hacemos al mail, a las redes sociales menos aún. Ponerlo en el móvil y revisarlo de vez en cuando no es demasiado esfuerzo, aunque es cierto que conozco empresarios que lo tienen instalado y les sale una notificación sobre la app con más 600 mails sin abrir y que te dice claramente, «yo no abro esta aplicación, llegará lo que llegue pero yo no lo abro», y por sus narices que no lo hacen.
El NO conocimiento de la tecnología
Los hay que aún habiendo creado una web en la que se supone informan a sus potenciales clientes de sus productos y servicios, la hicieron porque les dijeron que sería bueno, que tendrían más visibilidad y les llamaría más gente, obviamente, cuando creamos una web hacemos público nuestro negocio y lo dejamos abierto y disponible para todo el que lo encuentre.
Sin embargo, la empresa a la que le encargaron crear la web, no les contó que tendrían que actualizarla de vez en cuando, que tendrían un mail y que tendrían que contestarlo, al fin y al cabo, nadie les pidió un plan de comunicación.
Externalizar
Otra opción es cuando no tenemos tiempo encargar a un conocido, «el cuñado» que mire tu mail de vez en cuando el correo y te avise si hay alguna novedad, este hombre que lo hace muy dispuesto, no estará, seguro, al 100% de lo que ocurra, ni es su negocio, ni tiene tiempo. Tú piensas que está controlado y sin embargo está peor que si lo llevaras tu mismo.
Si quieres puedes externalizar este tipo de atención al cliente, pero para hacerlo debes conocer bien la empresa a la que se lo vas a contratar y además tener confianza y conocer hasta dónde llegarán ellos y hasta dónde no con el uso de nuestro mail.
Varias cuentas de mail
Tienes tu primer mail, el que seguramente tenga un nombre extraño o sea nuestro nombre y apellidos más un gmail o hotmail.com, es el que tienen tus contactos más antiguos, después cuando creaste la web te dijeron que sería mejor poner el dominio como dirección de mail.
El dominio debería ser el nombre de tu negocio e ir precedido por info, hola, bienvenido @tudominio.com/es, lo creas porque tu también crees que es la mejor opción para que vean que eres profesional y que cuidas todos los detalles de tu negocio.
Sin embargo, no lo instalaste en un gestor de correos dónde puedas ver varios mails o no quieres instalarlo en tu teléfono porque no sabes, pregunta a quiénes te hicieron la web tantas veces como necesites para que te quede claro como funcionar con él.
¿Cómo atender al mail?
Lo mejor es tener un gestor de mails en tu ordenador, móvil o tablet e instalar todas las cuentas de mail que tengamos abiertas o que utilicemos (porque escribamos nosotros o nos escriban a ellas) para que no se pierda ningún mail, crea filtros para evitar el spam y por supuesto, revísalo de vez en cuando.
Si cumples todos los requisitos, lo mejor es que contactes con nosotros y te ayudaremos con formación o con nuestro trabajo a no perder ni un sólo mail.
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