Octubre 2015.
Octubre es un mes que aparentemente no nos ofrece nada característico, sin embargo, es un mes importante para la actividad empresarial, empiezan de nuevo los eventos profesionales, parece que la temporada estival es un tiempo para desconectar y recargar las pilas, durante el verano son muy pocos los encuentros de networking, las charlas informativos o las presentaciones de nuevos productos. Se dejan atrás los eventos de ocio como las bodas, las fiestas de verano y casi toda la actividad nocturna de las ciudades disminuye.
A la hora de pensar en crear un evento podemos llevarnos las manos a la cabeza con cuestiones tan fundamentales como oportunas. ¿A quién invito? ¿Tengo que diseñar un cartel? ¿Cómo lo difundo? ¿Cómo lo organizo? ¿Qué necesito? y a veces, nos olvidamos de otras más primarias como ¿Qué voy a comunicar?
Los eventos se enmarcan dentro de la actividad profesional de las Relaciones Públicas. Un relaciones públicas es un figura estratégica que no sólo se dedica a llenar las salas de discotecas o más conocidos como reparteflyers…o los que ocasionalmente organizan un evento. Las relaciones públicas se engloban dentro de la dirección de comunicación y se dedican a cuidar las relaciones con los diferentes públicos con los que se relaciona una marca y además gestionan la opinión pública, lo que los demás piensan de la empresa o entidad.
Una vez matizado esto ¿Qué premisas debemos considerar para elaborar un evento?
Tengo algo que comunicar,
los motivos para organizar eventos son muy dispares desde dar a conocer las novedades de una empresa (esto es algo más característico de las grandes empresas), fomentar relaciones profesionales, para educar en cuestiones de diferentes temáticas, para celebrar algo, para que nos conozcan…estos sólo son algunos de los objetivos que se persiguen.
A un público determinado,
este público puede que ya lo conozcamos, porque son nuestros clientes, proveedores, distribuidores…o que tengamos definido y queramos conocerlo, ya sean potenciales clientes o futuros enlaces comerciales.
En un sitio concreto,
para seleccionar una ubicación es necesario saber el número de asistentes a los que queremos invitar, si lo hacemos on.line no requiere un aforo completo aunque si tendremos que prestar atención al número limite que nos permite la herramienta o crear un canal en streaming que funcione bien.
En cuanto a los eventos en un sitio físico, existen salas de alquiler, espacios públicos gratuitos que con previa solicitud nos puede costar 0€. Otras opciones son buscar colaboraciones o acuerdos con establecimientos ya sean de restauración (bares o restaurantes) o hoteleros a veces serán patrocinadores, otras nos cobraran un alquiler.
Nuestras instalaciones, si tienen suficiente espacio y son sitios libres de riesgos (una nave industrial en la zona de máquinas sería más bien una mala idea de ubicación) pueden ser una idea económica y que además nos ayudará a mejorar la imagen de marca si el público no conocía las mismas.
La ubicación variará según las necesidades del evento, puede que necesitemos unas instalaciones determinadas para poner puntos de venta (si lo que estamos organizando una feria), o si requiere equipamiento tipo sillas para los asistentes o un proyector para hacer presentaciones, son cosas que debemos pensar desde la ideación del evento.
Un mensaje concreto,
a la hora de diseñar un evento también hay que cuidar la imagen tanto de la marca o servicio que paga el evento y la forma en que vamos a emitir el mensaje. Como previamente hemos pensado en el público que vamos a invitar y sabremos cómo se comunican de forma más habitual es hora de pensar en cuál es el mensaje más apropiado para que además de informativo sea eficiente.
Puede que el evento sea tan especial que requiera una nueva identidad que incluye desde un logotipo a otros elementos y/o herramientas de comunicación: una web, un perfil en redes sociales, unas carpetas, unas acreditaciones, merchandising, un catálogo, un flyer, un cartel, unas invitaciones, unas pegatinas… lo que se nos ocurra y tenga sentido con el evento y lo permita el presupuesto, es lo que se denomina el «manual de identidad».
Que se difunda,
es una cuestión necesaria, si no somos capaces de establecer un contacto con el público y que éste quiera asistir, al evento acudirás tú y tus familiares, es fundamental invitar directamente a los interesados, si se comunican mejor por e-mail enviando uno a su buzón de entrada, si se maneja mejor por teléfono, pues habrá que gastarse unos eurillos en llamar personalmente, o si es un usuario de las redes sociales, pues un evento o un grupo para compartir en sus time lines y los de sus amigos.
La difusión no se reduce a los días previos y posteriores del evento, tenemos que estar atentos durante y después, durante porque puede haber preguntas o consultas para llegar y posteriores en busca de críticas para mejorar, contactos asistentes, o información relevante del propio evento.
Para conseguir unos resultados,
un evento tiene que tener unos resultados que variarán según los objetivos del mismo. Algunos son comunes en diferentes tipos de eventos, la notoriedad, si hacemos un evento el público que asiste tiene que ser capaz de acordarse.
Al fin y al cabo, un evento es una acción más de comunicación como la publicidad, lo que varía son los objetivos y el retorno de la inversión y según el tipo de empresa, negocio o proyecto nos interesará ir a unos u organizar otros. Tendremos además que ser un poco creativos dado el elevado número de eventos que se organizan en Asturias, buscar fechas adecuadas al tono del evento, obviamente es un poco raro, no creativo, organizar una fiesta de verano en la playa durante el invierno.
Si necesitas ayuda para organizar el evento del año contacta con nosotros en info(@)cactuscomunicacion.es porque no somos organizadores de eventos somos relaciones públicas 😀